¿Cómo afiliar y pagar la seguridad social de mis empleados?

¿Cómo afiliar y pagar la seguridad social de mis empleados?

Debes afiliar a tu trabajador al Sistema Integral de Seguridad Social y pagar las cotizaciones correspondientes por Salud, Pensión y Riesgos Laborales en las proporciones que determina la Ley. En el caso de salud y pensión el aporte lo compartes con el trabajador de la siguiente manera:

Salud

El aporte a salud será del 12.5% del Ingreso Base de Liquidación (IBL).

  • El empleador deberá aportar 8.5%.
  • El trabajador deberá aportar el 4%.

ARL

El porcentaje de aportes en riesgos laborales corresponden según el nivel del riesgo al que está expuesto el trabajador en su puesto de trabajo:

Riesgo 1 (0.522%): ​Actividades financieras, trabajos de oficina, administrativos, centros educativos, restaurantes.

2 (​1.044%): ​Algunos procesos manufactureros como fabricación de tapetes, tejidos, confecciones y flores artificiales, almacén por departamentos, algunas labores agrícolas.

3 (​2.436%): Algunos procesos manufactureros como la fabricación de agujas, alcoholes y artículos de cuero.

4 (​4.350%): Procesos manufactureros como fabricación de aceites, cervezas, vidrios, procesos de galvanización, transportes y servicios de vigilancia privada.

5 (​​6.960%): ​Areneras, manejo de asbesto, bomberos, manejo de explosivos, construcción y explotación petrolera.

  • El empleador deberá aportar de 0.522% a 6.960%
  • El trabajador no aporta

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Pensión

En cuanto al aporte a pensión, será del 16% sobre el Ingreso Base de Liquidación (IBL).

  • El empleador deberá aportar el 12%.
  • El trabajador deberá aportar el 4%.

Para afiliar a tus empleados tienes que solicitar la documentación de afiliación a los fondos de pensión y diligenciar los papeles junto con tu nuevo empleado. Para radicar los papeles puedes llevarlos a la oficina más cerca o solicitar a la administradora de pensión un asesor para que te acompañe en todo el proceso.

En cuanto al pago lo puedes hacer a través de los diferentes administradores de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) como aportesenlinea.com, arus.com.co, asopagos.com, miplanilla.com, nuevosoi.com.co, pagosimple.com.

En resumen:

  1. Como empleador eres el encargado de afiliar a tus trabajadores a la seguridad social.
  2. Debes diligenciar los formularios de afiliación a pensiones, salud, riesgos laborales y cajas de compensación familiar.
  3. El trabajador/a debe aportar sus datos tales como cédula de ciudadanía y documentos de identidad de los beneficiarios e informar a qué fondo de pensiones y a qué EPS se quiere afiliar.
  4. Como empleador debes registrarte ante la EPS, en la ARL y en las cajas de compensación familiar.
  5. Posteriormente debes diligenciar los datos del trabajador/a en los formularios correspondientes y radicarlos.

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Si quieres saber qué ocurre si no afilias a tus trabajadores al sistema de seguridad social, haz clic aquí.

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60 Comments

    1. Hola. ¡Claro! Puedes usar este contenido siempre y cuando nos cites como fuente de información y si es posible en algún lugar del artículo poner el link de referencia que lleve a los usuarios al contenido principal. Un saludo cordial.

    1. Hola, Jorge,
      Gracias por escribirnos. Recuerda que puedes ingresar a las páginas web de las EPS, ARL y cajas de compensación familiar que te correspondan e ingresar con el usuario de tu compañía. Así mismo, puedes contactarte directamente con la entidad, por medio de su página o llamando, con el fin de obtener más información sobre tu cuenta.
      ¡Estamos atentos a tus dudas! Saludos.

  1. Soy independiente tengo salud del cisben quiero abrir un negocio de restaurante mínimo con dos empleados ya q el negocio es familiar trabajamos nosotros también
    No hay una medida q no toque pagar tanto iniciando

    1. Hola, Marisol,
      Gracias por escribirnos. Recuerda que, como independiente, el porcentaje que debes aportar es sobre el 40% de tus ingresos, y sobre eso debes aportar para salud el 12,5% y para pensión el 16%. Mientras que si tu ingreso es de un salario mínimo o menos, tu Ingreso Base de Cotización es del 100% de tus ingresos, ya que no se pueden hacer aportes a seguridad social por menos de un salario mínimo. Acá te contamos los detalles del proceso: https://www.miplatamifuturo.com/como-cotizar-si-soy-independiente/
      ¡Saludos!

    1. Hola, Astrid,
      Gracias por escribirnos. Claro que sí, puedes contactar a las diferentes AFP (Colfondos, Porvenir, Protección y Skandia) para conocer los requisitos de afiliación de tus empleados. A continuación, te compartimos los contactos y los enlaces de las páginas web, para conocer más como empleador:
      Colfondos: Bogotá al (1) 748 4888 y en el resto del país al 01 800 05 10000. Página: https://bit.ly/37pmpQh
      Porvenir: Bogotá al (1) 744 7678 y en el resto del país al 018000 517170. Página: https://bit.ly/37heGUm
      Protección: Bogotá al (1) 744 44 64 y en el resto del país al 01 8000 52 8000. Página: https://bit.ly/3ymYblT
      Skandia: Bogotá al (1) 658 4000 y en el resto del país al 01 8000 517 526. Página: https://bit.ly/3yqPhDG
      ¡Quedamos atentos a tus dudas! Un saludo.

    1. Hola, Yadiris,
      Para afiliar a tus empleados tienes que solicitar la documentación de afiliación a los fondos de pensión y diligenciar los papeles junto con tu nuevo empleado.
      ¡Un saludo!

    1. Hola, Aylin,
      Para afiliar a tus empleados tienes que solicitar la documentación de afiliación a los fondos de pensión (Colfondos, Porvenir, Protección o Skandia) y diligenciar los papeles junto con tu nuevo empleado. Para radicar los papeles puedes llevarlos a la oficina más cerca o solicitar a la administradora de pensión un asesor para que te acompañe en todo el proceso.
      ¡Un saludo!

  2. Solicito me ayuden a afiliar una empleada doméstica, es la primera vez que me toca hacer ésto. Dónde solicito las planillas, la trabajadora quiere afiliarse al Fdo. Nal. Del Ahorro para las cesantias. La Salud en Famisanar Cafam, antes era beneficiaria, para Caja de compensación familiar, en Compensar.

    Enviar comentarios al correo: mipam1980@gmail.com.
    Qedo inmensamente Agradecida. Celular 3125194746

    1. ¡Hola!
      Para afiliar a tu empleada tienes que solicitar la documentación de afiliación contactándote con los fondos de pensión (Colfondos, Porvenir, Protección o Skandia) y diligenciar los papeles junto con ella. Para radicar los papeles puedes llevarlos a la oficina más cerca o solicitar a la administradora de pensión un asesor para que te acompañe en todo el proceso.
      Acá te compartimos los contactos:
      Colfondos: Bogotá al (1) 748 4888 y en el resto del país al 01 800 05 10000
      Porvenir: Bogotá al (1) 744 7678 y en el resto del país al 018000 517170
      Protección: Bogotá al (1) 744 44 64 y en el resto del país al 01 8000 52 8000
      Skandia: Bogotá al (1) 658 4000 y en el resto del país al 01 8000 517 526
      También te dejamos un enlace, en el que podrás ver información sobre la afiliación al FNA, para las cesantías: https://www.fna.gov.co/cesantias
      ¡Un saludo!

    1. Hola, Maria,
      Claro que sí. Recuerda que, por Ley, todos los trabajadores en Colombia deben cotizar a Seguridad Social. Acá te contamos cómo cotizar como independiente: https://bit.ly/39qw6Qh
      ¡Un saludo!

  3. hola, soy empleador y tengo varios trabajadores a mi cargo. yo quiero saber si se puede afiliar como dependientes mios desde diferentes eps, para que ellos continuen en la misma eps en la que ya estaban.
    O deben estar todo en la misma?

    1. Hola, Lorena,
      Cada trabajador es libre de elegir a qué administradoras de seguridad social afiliarse, es decir que ellos pueden continuar en la misma EPS en la que están.
      ¡Un saludo!

  4. Buenos días, tengo una inquietud deseo afiliar a un empleado un ejemplo en la nueva EPS y yo estoy afiliada a colsubsidio, lo puedo hacer? o que debo hacer para poder hacer este tramite. Gracias

    1. Hola, Ernestina,
      Puedes acercarte o contactar a las dos EPS, con el fin de solicitar información sobre lo que necesitas para hacer el cambio. Ellos te ayudarán con el trámite. Te compartimos sus contactos:
      Nueva EPS: en Bogotá (60)1 307 7022 y Línea Gratuita Nacional 01 8000 954400.
      Colsubsidio: (601) 7457900 opc 1 para Bogotá y 018000 947900 para el resto del país.
      ¡Un saludo!

  5. Buenas tardes, mi pregunta es es decir que tengo que registrar la empresa en la arl fondo de compensación y eps ?
    Por qué pues tengo la duda por qué tienen mis empleados fondos diferentes y eps diferentes entonces tengo que hacer el registro en todas las eps y fondos ?

    1. Hola, Carlos,
      Así es, cada uno de tus empleados puede elegir en qué EPS y administradora de pensiones se quiere registrar y tú, como empleador, los ayudas en el proceso.
      ¡Un saludo!

      1. Hola
        Es posible tener asesoría y acompañamiento para la
        Afiliación de un empleado?
        Que datos debo tener para la afiliación o que debo hacer antes?

        1. Hola, Clau,
          Para afiliar a tus empleados debes seguir los siguientes pasos:
          1. Registrarte en https://miseguridadsocial.gov.co/
          2. Iniciar sesión con el usuario y contraseña que le fueron asignados al registro inicial.
          3. Seleccionar la pestaña registro empleador y da clic, dependiendo la naturaleza de la empresa, si es empleador persona natural o empleador persona jurídica.
          4. Después ingresar los datos que te solicitan.
          5. Te envían un correo electrónico confirmando el registro como empleador.
          6. La plataforma te dará un roll en el cual puedes administrar tus sedes y realizar consultas de aportes PILA.
          7. Una vez realizada la afiliación, como empleador debes registrar a tus trabajadores en el operador de planilla integrada de liquidación de aportes –Pila– que utilice y realizar el pago de los aportes mensuales, aplicando al trabajador los descuentos de ley correspondientes.
          Un saludo.

  6. Hola buena noche, tengo una inquietud, tengo un empleado nuevo y debo ingresarlo a la planilla con novedad de ingreso pero cuando lo ingreso el valor a pagar sale muy bajo (es decir ingreso el 1 de febrero) la otra cosa es que intento ponerle una ARL me dice que no esta afiliado a ella.

    1. Hola, Manuel,
      La plataforma debería darte el valor adecuado para pagarlo de manera automática. Sin embargo, según vemos, es un error del operador, de modo que la recomendación es que te comuniques directamente con ellos para corregirlo.
      Un saludo.

    1. Hola, Marlon,
      Estos son los pasos:
      1. Registrarse en https://miseguridadsocial.gov.co/
      2. Iniciar sesión con el usuario y contraseña que le fueron asignados al registro inicial.
      3. Seleccionar la pestaña registro empleador y da clic, dependiendo la naturaleza de la empresa, si es empleador persona natural o empleador persona jurídica
      4. Después ingresa los datos que te solicitan.
      5. Te envían un correo electrónico confirmando el registro como empleador.
      6. La plataforma le dará un roll en el cual puedes administrar sus sedes y realizar consultas de aportes PILA.
      7. Una vez realizada la afiliación, el empleador debe registrar a su trabajador en el operador de planilla integrada de liquidación de aportes –Pila– que utilice y realizar él mismo el pago de los aportes mensuales, aplicando al trabajador los descuentos de ley correspondientes.
      ¡Un saludo!

    1. Hola, Patricia,
      El empledor debe afiliar a su trabajador tanto a pensiones como a salud y ARL, una vez se produce el vínculo laboral, es decir, desde el primer día.
      ¡Un saludo!

  7. grcias por permitir preguntar
    Desde que momento de deben afiliar a los empleados… despues del periodo de prueba??? o al iniciar la labir, independientemente si el pago de esta es mes vencido?
    Es valido que una empresa no pague seguridad social durante el period de prueba que ellos han determinado como de 15 dias???

    1. Hola, Eliana,
      Como empleador debes afiliar a tu trabajador tanto a pensiones como a salud y ARL, una vez se produce el vínculo laboral. El periodo de prueba de los contratos de trabajo no libera al empleador de su obligación de afiliación y pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad Social.
      ¡Un saludo!

    1. Hola, Nilce,
      Para afiliar a tus empleados debes seguir los siguientes pasos:
      1. Registrarte en https://miseguridadsocial.gov.co/
      2. Iniciar sesión con el usuario y contraseña que le fueron asignados al registro inicial.
      3. Seleccionar la pestaña registro empleador y da clic, dependiendo la naturaleza de la empresa, si es empleador persona natural o empleador persona jurídica.
      4. Después ingresar los datos que te solicitan.
      5. Te envían un correo electrónico confirmando el registro como empleador.
      6. La plataforma te dará un roll en el cual puedes administrar tus sedes y realizar consultas de aportes PILA.
      7. Una vez realizada la afiliación, como empleador debes registrar a tus trabajadores en el operador de planilla integrada de liquidación de aportes –Pila– que utilice y realizar el pago de los aportes mensuales, aplicando al trabajador los descuentos de ley correspondientes.
      Un saludo.

    1. Hola, Nilce,
      Para afiliar a tus empleados debes seguir los siguientes pasos:
      1. Registrarte en https://miseguridadsocial.gov.co/
      2. Iniciar sesión con el usuario y contraseña que le fueron asignados al registro inicial.
      3. Seleccionar la pestaña registro empleador y da clic, dependiendo la naturaleza de la empresa, si es empleador persona natural o empleador persona jurídica.
      4. Después ingresar los datos que te solicitan.
      5. Te envían un correo electrónico confirmando el registro como empleador.
      6. La plataforma te dará un roll en el cual puedes administrar tus sedes y realizar consultas de aportes PILA.
      7. Una vez realizada la afiliación, como empleador debes registrar a tus trabajadores en el operador de planilla integrada de liquidación de aportes –Pila– que utilice y realizar el pago de los aportes mensuales, aplicando al trabajador los descuentos de ley correspondientes.
      Un saludo.

  8. Hola buenas tardes, tengo una pequeña empresa familiar, somo 3 trabajadores. Pagamos camara de comercio como personal natural con establecimiento comercial, no somos jurídicos. La pregunta es: con esa condición podemos registrarnos todos y pagar toda la S.S. por la empresa mencionada?

    Muchas gracias y saludos.

    1. Hola, Cesar,
      Así es, pueden realizar el pago de seguridad social por medio de la empresa.
      Un saludo.

  9. Buenos dias

    Deseo afiliar a mi empleada, tengo un negocio comercial, pero no me genera margen alto para cotizar por mi como empleadora. Adicional trabajo y cotizo como empleada… Estoy obligada a cotizar como empleadora, o solo puedo aportar a seguridad social por mi empleada???

  10. Hola tengo un negocio comercial, pero tambien trabajo y cotizo como empleada, para el caso de mi negocio voy a afiliar a mi empleada a seguridad social… en este caso tambien debo cotizar seguridad social como empleadora o solo puedo pagar por ella.???

    1. Hola, Lupe,
      Claro que sí. Le debes cotizar a tu empleada en calidad de empleadora.
      ¡Un saludo!

  11. Soy asistente administrativo y quisiera aprender a afiliar los empleados a las EPS y Caja de compensacion, pero no he recibido una induccion como tal para hacerlo y no se cual es el proceso no se si alguien me pueda informar como hacerlo o como es la manera mas facil para hacerlo

    1. Hola,
      Estos son los pasos:
      1. Registrarse en https://miseguridadsocial.gov.co/
      2. Iniciar sesión con el usuario y contraseña que le fueron asignados al registro inicial.
      3. Seleccionar la pestaña registro empleador y da clic, dependiendo la naturaleza de la empresa, si es empleador persona natural o empleador persona jurídica
      4. Después ingresa los datos que te solicitan.
      5. Te envían un correo electrónico confirmando el registro como empleador.
      6. La plataforma le dará un roll en el cual puedes administrar sus sedes y realizar consultas de aportes PILA.
      7. Una vez realizada la afiliación, el empleador debe registrar a su trabajador en el operador de planilla integrada de liquidación de aportes –Pila– que utilice y realizar él mismo el pago de los aportes mensuales, aplicando al trabajador los descuentos de ley correspondientes.
      ¡Un saludo!

  12. Buenos días tenemos una empresa legal mente constituida y estamos pagando la seguridad atravesó de terceros pero queremos hacerlo directamente les agradezco cualquier información gracias

    1. Hola, Raul,
      Para pagarla como empleadores, es muy fácil. Acá los pasos:
      1. Registrarse en https://miseguridadsocial.gov.co/
      2. Iniciar sesión con el usuario y contraseña que le fueron asignados al registro inicial.
      3. Seleccionar la pestaña registro empleador y da clic, dependiendo la naturaleza de la empresa, si es empleador persona natural o empleador persona jurídica
      4. Después ingresa los datos que te solicitan.
      5. Te envían un correo electrónico confirmando el registro como empleador.
      6. La plataforma le dará un roll en el cual puedes administrar sus sedes y realizar consultas de aportes PILA.
      7. Una vez realizada la afiliación, el empleador debe registrar a su trabajador en el operador de planilla integrada de liquidación de aportes –Pila– que utilice y realizar él mismo el pago de los aportes mensuales, aplicando al trabajador los descuentos de ley correspondientes (en este artículo pueden encontrar los operadores: https://bit.ly/3j1znKw)
      ¡Un saludo!

    1. Hola, Luz Dary,
      Estos son los pasos:
      1. Registrarse en https://miseguridadsocial.gov.co/
      2. Iniciar sesión con el usuario y contraseña que le fueron asignados al registro inicial.
      3. Seleccionar la pestaña registro empleador y da clic, dependiendo la naturaleza de la empresa, si es empleador persona natural o empleador persona jurídica
      4. Después ingresa los datos que te solicitan.
      5. Te envían un correo electrónico confirmando el registro como empleador.
      6. La plataforma le dará un roll en el cual puedes administrar sus sedes y realizar consultas de aportes PILA.
      7. Una vez realizada la afiliación, el empleador debe registrar a su trabajador en el operador de planilla integrada de liquidación de aportes –Pila– que utilice y realizar él mismo el pago de los aportes mensuales, aplicando al trabajador los descuentos de ley correspondientes (acá podrás encontrar algunos de los operadores: https://bit.ly/3j1znKw)
      ¡Un saludo!

  13. buen día, actualmente soy persona natural pero tengo 7 empleados en el sector del transporte. ¿los puedo afiliar y hacer los respectivos pago de su seguridad social así como explicaste anteriormente, me toca crear camara y comercio? gracias

    1. Hola, Deyanira,
      La recomendación por la actividad que ejecutas es que sí, debes crear Cámara y Comercio.
      Un saludo.

  14. Buenas noches

    Soy Noralba Cifuentes

    NECESITO SABER COMO SE PUEDO AFILIAR UNA EMPLEADA COMO INDEPENDIENTE PERO BAJO EL NIT DE LA EMPRESA Y SI SE PUEDE PAGAR SOBRE LOS DIAS QUE ELLA TRABAJA QUE SON DOS HORAS DIARIAS. MUCHAS GRACIAS

    1. Hola, Javier,
      Para afiliar a tus empleados debes seguir los siguientes pasos:
      1. Registrarte en https://miseguridadsocial.gov.co/
      2. Iniciar sesión con el usuario y contraseña que le fueron asignados al registro inicial.
      3. Seleccionar la pestaña registro empleador y da clic, dependiendo la naturaleza de la empresa, si es empleador persona natural o empleador persona jurídica.
      4. Después ingresar los datos que te solicitan.
      5. Te envían un correo electrónico confirmando el registro como empleador.
      6. La plataforma te dará un roll en el cual puedes administrar tus sedes y realizar consultas de aportes PILA.
      7. Una vez realizada la afiliación, como empleador debes registrar a tus trabajadores en el operador de planilla integrada de liquidación de aportes –Pila– que utilice y realizar el pago de los aportes mensuales, aplicando al trabajador los descuentos de ley correspondientes.
      En cuanto al monto de cotización, dependerá de cuánto es el salario.
      Un saludo.

    1. Hola, Eduardo,
      Te acabamos de enviar el paso a paso a tu correo.
      Un saludo.

    1. Hola, Andrea,
      Como empleador debes afiliar a tu trabajador tanto a pensiones como a salud y ARL, una vez se produce el vínculo laboral.
      Un saludo.

    1. Hola, Yohandry,
      Puedes llamar a las Administradoras de Fondos de Pensión, con el fin de que los asesores te puedan guiar sobre los documentos necesarios y el proceso a seguir.
      Acá te compartimos los contactos:
      Colfondos: Bogotá al (1) 748 4888 y en el resto del país al 01 800 05 10000
      Porvenir: Bogotá al (1) 744 7678 y en el resto del país al 018000 517170
      Protección: Bogotá al (1) 744 44 64 y en el resto del país al 01 8000 52 8000
      Skandia: Bogotá al (1) 658 4000 y en el resto del país al 01 8000 517 526
      Un saludo.

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